Briefumschläge & Versandtaschen Ratgeber
Briefumschläge und Versandtaschen für jeden Bedarf
In unserem Printus Online-Shop für Bürobedarf haben wir ein großes Sortiment verschiedener Briefumschläge und Versandtaschen für Sie zusammengestellt – vom Standard-Briefumschlag bis hin zur reißfesten Spezial-Versandtasche.
Doch was unterscheidet denn eigentlich den Briefumschlag von der Versandtasche? Während sich die Öffnung bei einem Briefumschlag an der Längsseite befindet, ist diese bei einer Versandtasche auf der kurzen Seite vorzufinden. In unserem Ratgeber haben wir für Sie die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale, so wie die unterschiedlichen Verschlussmöglichkeiten und die zahlreichen Formate von Briefumschlägen und Versandtaschen zusammengefasst.
Unsere Themen im Überblick
- Infografik – so versenden Sie Ihre Dokumente richtig
- Verschlussmöglichkeiten von Briefumschlägen und Versandtaschen
- Formate von Briefumschlägen und Versandtaschen
- FAQs
Infografik – so versenden Sie Ihre Dokumente richtig
Egal ob Geschäftsbriefe, Broschüren oder große Kataloge – beim Postversand kommt es auf die Wahl des richtigen Formates von Briefumschlägen und Versandtaschen an. Mithilfe unserer Infografik können Sie ganz einfach den passenden Umschlag für Ihren Zweck finden. Drucken Sie sich unsere Infografik aus und Sie haben immer eine hilfreiche Übersicht an Ihrem Arbeitsplatz.
Jetzt unsere Briefumschläge- und Versandtaschen-Infografik als PDF herunterladen.
Verschlussmöglichkeiten von Briefumschlägen und Versandtaschen
- Gummiert
Gummierte Briefumschläge sind nasskebend. Das heißt, dass Sie hier nur den Klebestreifen des Kuverts anfeuchten und anschließend den Umschlag zukleben brauchen. Die Klebedauer von nassklebenden Briefumschlägen beträgt bis zu 5 Jahre.
- Haftklebend
Bei haftklebenden Kuverts brauchen Sie weder Speichel noch Schwämmchen. Hier muss lediglich der Schutzstreifen auf dem Kleber abgezogen und die Lasche des Kuverts zugeklebt werden.
Grundsätzlich unterscheidet man beim Haftverschluss zwischen zwei unterschiedlichen Klebeverfahren:- Kaltleim: Klebedauer bis zu 5 Jahre.
- Hotmelt: Dieses Klebeverfahren zeichnet sich durch eine besonders starke Klebekraft aus. Die Klebedauer beträgt auch hier bis zu 5 Jahre.
- Selbstklebend
Die Handhabung der selbstklebenden Briefumschläge ist unkompliziert. Einfach die beiden Laschen des Verschlusses aufeinander drücken – ganz ohne Anfeuchten oder Abziehen eines Schutzstreifens – und schon ist das Kuvert sicher verschlossen. Die Klebedauer beträgt hier bis zu 1 Jahr. - Revelope-Haftverschluss
Diese Klebetechnik kombiniert die Vorteile der selbstklebenden und der haftklebenden Verschlusstechnik (lange Klebedauer).
Unser Tipp zur Lagerung: Wenn Sie mit einer großen Bürobedarf-Bestellung viele Versandtaschen und Briefumschläge auf einmal kaufen, empfiehlt es sich, diese in einem verschlossenen Karton bei Zimmertemperatur zu lagern. So bleibt die Klebekraft der Umschläge am besten erhalten.
Formate von Briefumschlägen und Versandtaschen
- Formate mit Öffnung an der langen Seite (Briefumschläge)
- Formate mit Öffnung an der kurzen Seite (Versandtaschen)
Normierte Formate – die DIN 678
Die Norm 678 definiert die Formate deutscher Standardgrößen für Kuverts. Außerdem nennt sie typische Formate für die entsprechenden Einlagen (Briefinhalte) der jeweiligen Kuverts. Die durch die Norm eingeschränkte Auswahl an möglichen Formaten soll den Briefverkehr, das heißt die automatisierte Logistik, Sortierung und Verteilung der Briefumschläge durch die Post erleichtern. Die DIN-normierten Kuvert-Größen orientieren sich an den ebenfalls normierten Papierformaten.
| Format | B (mm) | L (mm) | passender Inhalt (DIN) |
|---|---|---|---|
| B6 | 125 | 176 | C6 |
| B5 | 176 | 250 | C5 |
| B4 | 250 | 353 | C4 |
| C6/5 (DL+) | 114 | 229 | C5/6, 1⁄3 A4 quer (A4 2x horizontal gefaltet) |
| C6 | 114 | 162 | A6, A5 1x gefaltet, A4 2x gefaltet |
| C5/6 (DL) | 110 | 220 | 1⁄3 A4 quer (= A4 2x horizontal gefaltet) |
| C5 | 162 | 229 | A5 (A4 1x gefaltet) |
| C4 | 229 | 324 | A4 |
| C3 | 324 | 458 | A3 |
Die Abkürzungen DL und DL+ stehen jeweils für DIN lang und DIN lang plus. Die Bezeichnung nach dem Standard DIN 678 ist C5/6 für DL und C6/5 für DL+. In vielen Verkaufsstellen und Online-Shops findet man jedoch DL bzw. DL+ oder die ausgeschriebene Variante.
Einsatzgebiete der unterschiedlichen Formate
Die große Auswahl macht das Briefumschläge kaufen nicht einfacher. Daher haben wir Ihnen nachfolgend die üblichen Einsatzgebiete der unterschiedlichen Größen und Formate näher erläutert.
- Der klassische Geschäftsbrief
Für Amtsbriefe und den geschäftlichen Briefverkehr (auf handelsüblichem DIN A4-Papier) werden klassischerweise folgende Briefumschlag-Formate verwendet:- DIN C5/6 (DL)
- DIN C6/5 (DL+)
- DIN C4
- Manuelle Kuvertierung:
Werden Geschäftsbriefe von Hand in die Umschläge verpackt, ist das Kuvert-Format DIN C5/6 (DL) am gebräuchlichsten. - Maschinelle Kuvertierung:
Bei der maschinellen Kuvertierung ist das DIN C6/5-Format (DL+) üblich.
- Unterlagen versenden
Um wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel Verträge, Zeugnisse und Urkunden, beim Versenden nicht falten zu müssen, werden oft DIN C4-Versandtaschen verwendet. Diese sind etwas größer als handelsübliches Papier im klassischen DIN A4-Format und somit passen die Unterlagen hervorragend in die Versandtasche hinein. Wenn dickere Unterlagen im Format DIN A4 versendet werden sollen, ist ein Briefumschlag der Größe DIN B4 Mittel der Wahl. Diese sind ein wenig breiter und ein wenig höher als DIN C4-Versandtaschen. Das DIN C4-Format wird sowohl im Hochformat (Versandtasche) als auch im Querformat (Briefumschlag) produziert, das heißt mit der Öffnung auf der langen sowie auf der kurzen Seite. - Einladungen und private Briefschreiben
Private Briefe werden üblicherweise in DIN C6-Briefumschläge verschickt. Dieses Briefumschlagsformat ist gängig für das Versenden von Doppelkarten (DIN A6). Doppelkarten sind das Standardformat von Einladungs-, Glückwünsch- und Weihnachtskarten.
Briefumschlag-Formate bei der Deutschen Post
| Format | Porto (€) | L (mm) | B (mm) | H (mm) | Gewicht | passende DIN-Formate |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dialogpost | 0,28-0,35* | 140-353 | 9-25 | ≤ 30 | ≤ 1.000g | C6, B6, C5/6 (DL), C6/5, C5, B5, C4, B4 |
| Standardbrief | 0,70* | 140-235 | 90-125 | ≤ 5 | ≤ 20g | C6, B6, C5/6 (DL), C6/5 |
| Kompaktbrief | 0,85* | 100-235 | 70-125 | ≤ 10 | ≤ 50g | C6, B6, C5/6 (DL), C6/5 |
| Großbrief | 1,45* | 100-353 | 70-250 | ≤ 20 | ≤ 500g | C6, B6, C5/6 (DL), C6/5, C5, B5, C4, B4 |
| Maxibrief | 2,60* | 100-353 | 70-250 | ≤ 50 | ≤ 1.000g | C6, B6, C5/6 (DL), C6/5, C5, B5, C4, B4 |
| Postkarte | 0,45* | 140-235 | 90-125 | - | 150-500g/m2 | A6 |
* Stand 2018
- Dialogpost
Die Dialogpost eignet sich hervorragend um Werbesendungen und Kataloge in großen Mengen preisgünstig an Kunden und Geschäftspartner zu schicken. Bundesweit müssen mindestens 4.000 Sendungen verschickt werden, damit Ihre Post als Dialogpost anerkannt wird.
Die Preisermittlung (Frankierung) richtet sich nach Formats- und Gewichtsstufen. Es gibt zwei Gewichtsstufen für das Standardformat und fünf Gewichtsstufen für Dialogpost im Großformat. Die genauen Abstufungen erfahren Sie auf der Homepage der Deutschen Post.
- Standardbrief
Die Größe des Standardbriefs der Post entspricht:- dem „klassischen“ Amtsbrief im DIN lang-Format (C5/6), der täglich millionenfach versandt wird
- dem DIN C6-Format, das hauptsächlich für Privatpost verwendet wird
- der DIN B6 und DIN C6/5-Briefumschlag
- gängigen Glückwunschkarten aus dem Handel inklusive Umschlag (20,9 x 10,5 cm)
Das Gewicht des Standardbriefes entspricht (inkl. frankiertem Umschlag):- 3 DIN A4-Seiten (80 g/m2), oder
- 1 DIN A4-Seite (jeweils 80g/m2; Papier) mit 3 Fotos (9 x 13cm)
- Kompaktbrief
Für den Kompaktbrief können die gleichen Briefumschlag-Formate wie für den Standardbrief verwendet werden.
Das Gewicht des Kompaktbriefs entspricht (inkl. frankiertem Umschlag):- bis zu 8 DIN A4 Seiten (80 g/m2), oder
- 1 DIN A4-Seite mit 9 Fotos (9 x 13 cm),
- Großbrief
Für den Großbrief sind nahezu alle Formate zulässig. Insbesondere wird dieser aber für den Versand von nicht gefaltetem A4-Papier verwendet und dient häufig zum Verschicken von Zertifikaten, Verträgen und Bewerbungen.
Dem Gewicht eines Großbriefes werden sämtliche große Dokumente mit diversen Anlagen (insgesamt bis zu 500g und 2 cm Höhe) wie zum Beispiel Bewerbungen oder Einkommensteuererklärungen gerecht.
- Maxibrief
Die DIN-Formate sowie auch die Maximalgröße für Umschläge sind identisch zum Großbrief. Als Maxibrief sind damit nahezu alle DIN-Formate von Briefumschlägen zulässig (B4, B5, B6, C4, C5, C5/6 (DL), C6/5 (DL+), C6).
Nicht zugelassen sind hier folgende Größen:- C3 (passend für Inhalte im DIN A3-Format)
- E4 (passend für Inhalte im DIN B4-Format)
Der Unterschied vom Maxibrief im Vergleich zum Großbrief liegt allein in Höhe und Gewicht des Briefes. Die Höhe darf beim Maxibrief bis zu 5 cm betragen, das Gewicht bis zu 1 kg. Dabei sind 1 Kilogramm Papier ca. 190 DIN A4 Seiten aus 80 g/m2. Mit diesem Postformat können also problemlos Magazine, Geschäftsberichte oder auch Diplomarbeiten versendet werden.
Neben Versandtaschen, können aber auch kleine Päckchen, solange diese die Maximalgröße nicht überschreiten, als Maxibrief verschickt werden.
- Postkarte
Die Postkarte ist eigentlich kein Briefumschlag-Format und wird auch eher selten als Bürobedarf eingesetzt. Weltweit sind eine Breite von 9,0 bis 12,5 cm und eine Länge von 14,0 bis 23,5 cm zugelassen (internationaler Standard). Das Gewicht wird, wie auch beim Papier, als Flächengewicht angegeben, und darf 150 bis 500 g/m2; betragen.
Die Normalgröße von Postkarten ist das DIN A6-Format (10,5 x 14,8 cm). Panoramakarten sind in der Regel 12,0 x 23,0 cm groß.
Liegt die Größe deutlich unter dem zulässigen Kuverts-Format des Standardbriefes (90 x 14 cm), kann es unter Umständen passieren, dass die Postkarte in der Sortieranlage des Versandzentrums maschinell nicht erfasst wird und verloren geht.
FAQs
- Wie werden Briefumschläge für den Postversand beschriftet?
Grundsätzlich gilt, dass nur die Vorderseite des Briefumschlags oder der Versandtasche beschriftet wird. Die Adresse des Empfängers steht unten rechts, während die Adresse des Absenders oben links angegeben wird. In die rechte, obere Ecke kommt die Briefmarke oder gegebenenfalls eine andere Art der Frankierung.
Die Deutsche Post macht außerdem genaue Angaben zur Platzierung der einzelnen Komponenten auf einem Briefumschlag. Die folgenden Angaben gelten für einen Standard-Briefumschlag im DIN lang Format:- Die Frankierzone, in welcher die Briefmarke angebracht wird, befindet sich in der oberen rechten Ecke des Briefumschlags. Hierfür ist eine Fläche von 74 mm x 40 mm vorgesehen.
- Des Weiteren gibt es am unteren rechten Rand eine sogenannte Codierzone, welche für die Deutsche Post freizuhalten ist. Die Empfänger-Anschrift wird bei der maschinellen Sortierung in einen Strichcode umgewandelt, welcher in diesem Bereich aufgedruckt wird.
- Für den Fall, dass die Adresse des Absenders nicht bereits im Briefkopf angegeben wurde und sich damit ohnehin im sichtbaren Adressfeld des Briefumschlags befindet ist, ist hierfür der obere linke Bereich des Briefumschlags, die Absenderzone, vorgesehen.
- Der linke und rechte Rand des Briefumschlages sind mit jeweils 15 mm freizuhalten. Der übrig gebliebene zentrale Bereich ist die Lesezone, in der die Anschrift des Empfängers zu platzieren ist. Bei Briefumschlägen mit Sichtfenster befindet sich dieses in der linken Hälfte des Briefumschlages mit einer Standardgröße von 90 mm x 45 mm. Da die Adresse des Empfängers eindeutig sein muss, gehört die Absender-Adresse nicht in diesen Bereich. Allerdings gibt es die Möglichkeit, eine einzeilige Kopfzeile (max. 8pt) über der Zustelladresse im Brief anzubringen, sodass diese im Sichtfenster des Briefumschlags erscheint.
Weiterführende Informationen zu diesen Vorgaben erhalten Sie bei der Deutschen Post.
Unser Tipp: Versehen Sie den Briefumschlag bzw. die Versandtasche nicht mit Klebezetteln oder anderen Aufdrucken und umrahmen Sie auch nicht die Adresse. Es besteht die Gefahr, dass dies zur Verwechslung mit postalischen Aufdrucken führen könnte.
- Was wiegt eine Versandtasche?
Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, da es Versandtaschen in vielen verschiedenen Ausführungen gibt. In der Regel finden Sie bezüglich des Gewichts einen Hinweis auf der Verpackung der Versandtasche.
- Was kosten Versandtaschen an Porto?
Das kommt ganz auf das Format sowie das Gewicht der jeweiligen Versandtasche an. Im Kapitel Briefumschlag-Formate bei der Deutschen Post finden Sie eine detaillierte Auflistung der gängigen Formate mit jeweiliger Angabe der Höchstmaße und des anfallenden Portos. Übrigens: Farbige Umschläge sind teurer zu verschicken als weiße, da diese manuell sortiert werden müssen. Der orangefarbene Strichcode wird auf bunten Umschlägen häufig nicht erkannt, dieser Mehraufwand wird auf das Porto umgelegt. Einzige Ausnahme: Pastellfarbene Umschläge. Bei diesen kann der Strichcode meist so gelesen werden und es entsteht kein Mehraufwand. - Gibt es Briefumschläge aus Öko-Papier?
Ja! Wie bei Papier für Drucker und Kopierer, gibt es auch Briefumschläge, die beispielsweise mit dem Blauen Engel zertifiziert sind. Dies können Sie der Produktbeschreibung des jeweiligen Umschlags entnehmen.