Ordner & Ringbücher Ratgeber
Aktenordner und Ringbücher – Die vielseitigen Klassiker im Büro
Kaum ein anderer Artikel steht so stellvertretend für den Bürobedarf wie ein Aktenordner und dessen schmalerer Verwandter, das Ringbuch. Ein klassisches Einsatzgebiet von Aktenordnern ist beispielsweise die Ablage von Rechnungen, die im Verlauf der Jahre anfallen. Kurzum: Ordner gehören in nahezu jedes Büro. Aber Ordner ist nicht gleich Ordner. Zum Beispiel verbergen sich im Inneren verschiedene Mechaniken, die Ihnen die Arbeit erleichtern können.
Wir bringen Licht ins Dunkel und zeigen Ihnen in unserem Ratgeber, worauf Sie beim Kauf von Aktenordnern und Ringbüchern achten sollten.
Unsere Themen im Überblick
- Welche Ordnertypen gibt es?
- Welche Ringbuchtypen gibt es?
- Die Vorteile von Ordnern und Ringbüchern
- Was unterscheidet Ordner und Ringbücher?
- Eigenschaften von Ordnern und Ringbüchern Spezielle Eigenschaften von Ordnern Spezielle Eigenschaften von Ringbüchern
- Wohin mit alten Ordnern?
- Schon gewusst…?
Welche Ordnertypen gibt es?
- Pappordner
Herkömmlicherweise sind Ordner und Ringbücher aus Altpapier bzw. Pappe hergestellt. Dieses Material ist robust und schont die Umwelt. Bei der klassischen Variante sind Ordner mit einem schwarz-grau marmorierten Papier überzogen. Dieser Überzug wird Wolkenmarmor genannt und wertet den Aktenordner optisch auf.
Zusätzlich wird der Ordnerrücken oftmals in einer kräftigen Farbe, beispielsweise Rot, eingefärbt: So können Sie die Ordner, wenn sie aneinandergereiht im Regal stehen, noch besser voneinander unterscheiden und entsprechend ordnen.
Alternativ zum Wolkenmarmor kann der Einband von Pappordnern und -ringbüchern auch aus PVC, also Kunststoff, sein.
- Kunststoffordner
Neben den klassischen Pappordnern haben sich auch Ordner etabliert, die komplett aus Kunststoff gefertigt sind. Genau wie Pappordner sind auch diese Ordner sehr robust und sogar abwaschbar. Bei dem verwendeten Kunststoff handelt es sich meist um Polypropylen (PP) oder um Polyvinylchlorid (PVC). Beiden Kunststoffen ist gemein, dass sie geruchlos und sehr widerstandsfähig sind. Daher werden Sie an einem Kunststoffordner lange Freude haben. Außerdem können Kunststoffordner oftmals durch eine große Farbpalette begeistern.
- Kleinformatordner
Das gebräuchlichste Format für Ordner ist DIN A4. Daneben gibt es aber noch zahlreiche weitere Formatvarianten, unter anderem die sogenannten Kleinformatordner. Wie der Name bereits vermuten lässt, sind diese Ordner deutlich kleiner und am häufigsten für das A5 oder A6 Format ausgelegt. Kleinformatordner eigenen sich somit perfekt für Dokumente wie beispielsweise Kontoauszüge oder auch viele Lieferscheine.
- Bankordner
Bankordner sind eine Variante der Kleinformatordner. Sie sind speziell für die Ablage von Kontoauszügen gedacht und dementsprechend entweder für das A5- oder A6-quer Format ausgelegt. Auf dem Ordnerrücken ist zudem oft das Wort „BANK“ aufgedruckt oder eingeprägt.
- Präsentationsordner
Mit diesen Ordnern ist Ihnen der stilsichere Auftritt stets gewiss. Präsentationsordner sind mit zusätzlichen Innen- oder Außentaschen ausgestattet, in denen Sie ergänzende Inhalte, Dokumente, ein Inhaltsverzeichnis oder eine Titelseite unterbringen können. Daher eignen sich diese Ordner ideal für eine große Präsentation, bei der Sie Ihren Zuhörern ein umfangreiches Handout mit auf den Weg geben wollen (vgl. Präsentationsringbücher).
- Diagrammscheibenordner
Dieser Ordnertyp ist speziell für die Ablage von Tachoscheiben. Daher findet er fast ausschließlich in Speditionen und im Nah- sowie Fernverkehr Verwendung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern sind Diagrammscheibenordner nicht mit Hebelmechaniken ausgestattet, sondern mit Stiften, auf denen die Tachoscheiben archiviert werden können.
- Motivordner
Motivordner unterscheiden sich in Aufbau und Funktion nicht von anderen Ordnern mit Hebelmechanik. Das Besondere an ihnen sind die bunten Motive, die den Deckel zieren. Motivordner können peppige Farben in den Büroalltag bringen und lockern so die Atmosphäre auf.
Welche Ringbuchtypen gibt es?
- Ringbücher
Ringbücher sind ideal für die Ablage von gelochten Dokumenten. Ihren Namen haben die Ringbücher von den Ringmechaniken, die zur Abheftung dienen. Für Dokumente mit 4-fach Lochung können Sie auch speziell Ringbücher mit 4-Ringmechanik kaufen (s. Abheftmechanik).
- Präsentationsringbücher
Präsentations-Ringbücher sind, wie auch Präsentations-Ordner, mit Einsteckfolien auf den Außen- und zum Teil auch Innenseiten ausgestattet. So können sie außen mit individuellen Covern gestaltet werden – innen können gegebenenfalls ungelochte Dokumente beigeleget werden. Trotz gleicher Verwendung werden Präsentations-Ringbücher deutlich häufiger verwendet. Diese sind schmäler als Ordner, da sie keine Hebelmechanik, sondern eine einfache Abheftmechanik haben. Werden Unterlagen nicht regelmäßig ergänzt oder umgeheftet, wie es bei Präsentationsunterlagen der Fall ist, genügt die schwerer gehende aber flachere Abheftmechanik.
- Bankringbücher
Bankringbücher sind für Unterlagen im Format A5 quer oder A6 quer und eignen sich somit hervorragend für die Ablage von Kontoauszügen. Oftmals ist auf dem Ringbuchrücken bereits das Wort „BANK“ aufgedruckt oder eingeprägt.
- Visitenkartenbücher
Ein Visitenkarten-Ringbuch ist in Aussehen und Verwendung eine Sonderform der Ringbücher. Das Visitenkarten-Ringbuch ist in der Regel länglicher und schmäler als herkömmliche Ringbücher für DIN A4 Unterlagen. Das Ringbuch umfasst mehrere Hüllen mit einzelnen Fächern sowie ein Kunststoffregister. So können Sie Visitenkarten einfach und übersichtlich archivieren. Wenn Sie beruflich viele Kontakte knüpfen und häufig Visitenkarten austauschen, sollte dieser Artikel definitiv zu Ihrer Ausstattung gehören.
Die Vorteile von Ordnern und Ringbüchern
Ordner und Ringbücher sind seit vielen Jahren ein viel genutzert Büroartikel, um Papier zu sortieren, zu lagern und zu archivieren. Verständlich - denn die Vorteile liegen auf der Hand.
- Das Papier lässt sich spielend leicht umsortieren. Register sorgen dafür, dass Dokumente kategorisiert werden können und Sie stets den Überblick behalten.
- Ordner fassen ein großes Volumen an Papier.
- Papiere lassen sich leicht chronologisch sortieren. Dank der Abheftmechanik kann man - im Unterschied zu Mappen und Heftern - auch nachträglich spielend einfach Dokumente hinzufügen.
- Sie brauchen keine besondere Vorrichtung für den Ordner, wie es beispielsweise bei Hängeregistraturen der Fall ist.
- Mit Hilfe von Prospekthüllen lassen sich auch ungelochte Dokumente hinzufügen. Ebenso helfen diese, andere Medien wie CDs oder Speicherkarten zu verstauen.
Was unterscheidet Ordner und Ringbücher?
Aktenordner und Ringbücher sind sehr ähnlich und erfüllen im Grunde den gleichen Zweck: Die Ablage von Dokumenten.
- Im Gegensatz zu Aktenordnern sind Ringbücher in der Regel deutlich schmäler und eignen sich aufgrund Ihrer geringeren Breite eher für kleinere Füllmengen. Für eine mehrjährige Archivierung von Unterlagen eignen sich daher Ordner besser, für das häufige Mitnehmen zu Terminen hingegen Ringbücher.
- Ringbücher sind stets mit einer Ring-Mechanik als Abheftmechanik ausgestattet, Ordner hingegen immer mit einer Hebelmechanik. Diese vereinfacht das Entnehmen und Einfügen von Blättern wesentlich und eignet sich daher besser für die langfristige Ablage, die häufig verwendet wird.
- Mit der Ring-Mechanik können Sie schneller umblättern, da diese Mechanik wesentlich kleiner ist.
Eigenschaften von Ordnern und Ringbüchern
Material
- Pappe
Pappe bzw. Altpapier ist das klassische Material für Ordner und Ringbücher, das sich als robust bewährt hat (s. Pappordner). - Kunststoff
Ordner und Ringbücher aus Kunststoff sind besonders langlebig und sogar abwaschbar (s. Kunststoffordner).
Format (DIN)
Die Standardgröße für Ordner und Ringbücher in Deutschland und Österreich ist ausgelegt für Unterlagen im A4-Format. Die Außenmaße dieser Ordner und Ringbücher sind daher etwas größer als DIN A4.
Dieses Format ist das gängigste. Es eignet sich perfekt für die Ablage der allermeisten Dokumente und ist daher universell einsetzbar. Neben der Standardgröße für A4-Dokumente finden Sie auch Ordner für folgende Formate in unserem Sortiment:
- A3 hoch
- A3 quer
- A4
- A5 hoch
- A5 quer
- A6 quer
Breite
Ordner
Aktenordner sind normalerweise 5 cm oder 8 cm breit. Man spricht hier von der Rückenbreite. Je breiter der Ordner ist, desto mehr Dokumente können Sie in ihm ablegen.
Neben den Standardformaten 5 cm und 8 cm finden Sie in unserem Shop noch viele andere Rückenbreiten:
- 3,5 cm
- 4,5 cm
- 5,0 cm
- 5,2 cm
- 7,0 cm
- 7,5 cm
- 7,7 cm
- 7,8 cm
- 8,0 cm
- 8,5 cm
Ringbücher
Im Gegensatz zu Ordnern gibt es bei Ringbüchern eine kleinere Auswahl bezüglich der Rückenbreite. Dies liegt daran, dass Ringbücher nicht für die standardisierte Archivierung großer Dokumentenmengen vorgesehen sind. Am häufigsten sind Ringbücher mit einer Rückenbreite von 3,5 cm. In unserem Shop können Sie Ringbücher mit den folgenden Rückenbreiten kaufen:
- 2,3 cm
- 3,3 cm
- 3,5 cm
- 4,0 cm
- 4,5 cm
- 5,4 cm
Ausführung des Rückenschildes
Ordner und Ringbücher mit auswechselbaren Rückenschildern haben auf dem Rücken eine kleine Folientasche, in die Sie ein beschriftetes Rückenschild einstecken können und dieses jederzeit auswechseln können. So können Sie den Ordner oder das Ringbuch über die Jahre hinweg immer wieder verwenden und mit neuen oder anderen Inhalten befüllen.
Für Ordner ohne diese Plastiktasche finden Sie in unserem Sortiment zahlreiche Ordneretiketten. Das sind selbstklebende Rückenschilder, die auf den Ordner- bzw. Ringbuchrücken aufgeklebt werden.
Im Hinblick auf die Rückenschilder können Sie bei uns im Shop zwischen den folgenden Ordner- und Ringbuchvarianten unterscheiden:
- einsteckbar
- geklebt
- ohne Rückenschild
Spezielle Eigenschaften von Ordnern
Hebelmechaniken
Das wahre Wunder der Aktenordner sehen Sie erst, wenn Sie den Ordner aufklappen. Im Inneren befindet sich nämlich die Hebelmechanik, mit der Sie Ihre Dokumente abheften oder entnehmen können.
- Qualitäts-Hebelmechanik
Diese Technik dürfte den allermeisten Nutzern von Ordnern bekannt sein. Es handelt sich um die stabile und zuverlässige Hebelmechanik, mit der ein Großteil der Aktenordner ausgestattet ist. Ordner mit dieser Mechanik zeichnen sich durch ein gutes Preis-Leistungsverhältnis aus und empfehlen sich für den regelmäßigen Gebrauch.
- Präzisions-Hebelmechanik
Hierbei handelt es sich um eine noch höherwertige Variante der Qualitäts-Hebelmechanik. Die Präzisions-Hebelmechanik zeichnet sich durch ihre perfekte Verarbeitung und durch ihre extreme Langlebigkeit aus. Auch nach zahllosen Anwendungen schließt diese Mechanik noch so gut wie am ersten Tag. Daher empfehlen wir Ordner mit der Präzisions-Hebelmechanik für die tagtägliche Anwendung – vor allem bei breiten Ordnern.
- Leitz 180°-Mechanik
Bei dieser Hebelmechanik handelt es sich um eine Besonderheit der Firma LEITZ. Der Hebel des Mechanismus lässt sich um 180° umlegen und die Klammern lassen sich weiter öffnen als bei den herkömmlichen Hebelmechaniken. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können Dokumente von beiden Seiten in den Aktenordner einlegen. Darüber hinaus zeichnet sich auch die 180° -Mechanik, wie die Präzisions-Hebelmechanik, durch ihre sehr gute Verarbeitung aus. An Ordnern mit dieser Mechanik werden Sie sehr lange Freude haben.
2-Hebelmechanik
Die 2-Hebelmechanik ist in Doppelordnern verbaut: Diese speziellen A4-Ordner sind gleich mit 2 separaten Hebel-Mechaniken ausgestattet. Sie sind zur Ablage von DIN A5 quer Unterlagen auf 2 separaten Stapeln vorgesehen. Damit eigenen sie sich perfekt für die Ablage von Kontoauszügen – beispielsweise getrennt für zwei unterschiedliche Geschäftskonten und dennoch übersichtlich zusammen in einem Ordner.
Griffloch
Warum haben Ordner ein Loch? Diese Frage haben Sie sich vielleicht auch schon gestellt. Die allermeisten Ordner und einige Ringbücher haben ein Loch im Ordnerrücken.
Dieses sogenannte Griffloch
dient dazu, dass Sie Aktenordner mühelos mit nur einem Finger aus einem Regal ziehen können. Dies ist insbesondere dann praktisch, wenn Ihre Ordnerregale sehr voll sind und die Ordner dadurch sehr eng stehen, sowie für Ordner in den oberen Regalebenen.
Raumsparschlitze
Als Raumsparschlitze
werden die länglichen Aussparungen auf den Ordnerdeckeln bezeichnet, durch die die Bügel der Hebel-Mechanik ragen.
Der Vorteil der Raumersparnis ergibt sich im Wesentlichen für die Aufbewahrung in Ordner-Rondellen: Sind die Ordner nicht ganz gefüllt, können sie keilförmig zusammen geklappt werden und passen somit optimal auf ein rundes Regal. Außerdem passt sich der Ordner besser an die vorhandene Füllmenge an und der geschlossene Deckel kann zudem fixiert werden. Vor allem bei geringen Füllmengen hat der Aktenordner dadurch deutlich mehr Standstabilität.
Kantenschutz
Insbesondere in Deutschland sind viele Aktenordner mit silbernen Metallstreifen an den Rändern und Ecken ausgestattet. Diese dienen nicht der reinen Zierde, sondern schützen die Ordnerkanten vor Abnutzung. Der Kantenschutz ist speziell dann empfehlenswert, wenn Sie Ihren Ordner oft aus dem Regal entnehmen. Zusätzlich stabilisiert der Kantenschutz den Stand des Ordners.
Niederhalter
Bei nahezu allen Aktenordnern mit Hebel-Mechanik zählt der Niederhalter zum Lieferumfang. Der Niederhalter fixiert den Ordnerinhalt und verleiht dem Ordner damit einen stabileren Stand.
Spezielle Eigenschaften von Ringbüchern
Abheftmechaniken
Ringbücher sind stets mit einer Ring-Mechanik ausgestattet. Dieser Ring wird immer direkt durch Auseinanderreißen geöffnet und nicht wie bei einem Ordner über einen Hebel bedient. Die Ringe sind entweder rund oder D-förmig:
Rund-Ringe
Diese bieten den Vorteil, dass mit ihnen schnell umgeblättert werden kann.- D-Ringe
Diese eignen sich besser für größere Füllmengen.
Ringbücher gibt es zudem in unterschiedlichen Ausführungen, was die Anzahl der Ringe betrifft. Im Regelfall haben Ringbücher entweder 2 oder 4 Ringe.
Als Faustregel gilt: Mit je mehr Ringen Unterlagen abgeheftet sind, desto weniger ausreißanfällig können Sie Ihre Dokumente abheften.
Folgende Varianten der Abheftmechaniken finden Sie bei uns im Shop:
- 2-D-Ring-Mechanik
- 4-D-Ring-Mechanik
- 2-Rund-Ring-Mechanik
- 4-Rund-Ring-Mechanik
Tipp: Beachten Sie, dass Sie bei 4 Ringen auch nur 4-fach gelochtes Papier abheften können! Haben Sie Unterlagen, die Sie nicht selbst 4-fach lochen können, müssen Sie diese in Prospekthüllen stecken.
Überbreite
Da in Ringbüchern oft auch Folien abgeheftet werden (s. Präsentationsringbücher), hat die Mehrheit von Ringbüchern eine Überbreite. Das heißt, sie sind etwas breiter ausgelegt als nur auf das DIN A4-Format, damit die Folien nicht über den Rand des Ringbuches hinausstehen.
Es gibt aber in unserem Sortiment auch Ringbücher, die eine besonders große Überbreite haben. Diese eignen sich dann besonders gut für die Ablage von größeren Dokumenten, wie beispielsweise Prospekten.
Drahtniederhalter
Während bei Aktenordnern ein Niederhalter mit einem Kunststoff-Kippknopf zum Öffnen und Schließen des Halters Einsatz findet, wird bei Ringbüchern der Inhalt durch einen einfachen Drahtniederhalter fixiert, die Sie auch separat bei uns im Shop bestellen können.
In unserem Video haben wir Ihnen die Unterschiede von Ordnern und Ringbüchern und den verschiedenen Eigenschaften noch einmal anschaulich zusammengefasst:
Wohin mit alten Ordnern?
Gehören Ordner in den Müll? Auch der beste Aktenordner und das zuverlässigste Ringbuch haben irgendwann einmal ausgedient. Aufgrund der Vielzahl der verschiedenen verwendeten Materialien (Pappe, Kunststoff, Metall) ist die Frage der Entsorgung nicht eindeutig.
Generell können Sie Ordner jedoch im Restmüll entsorgen. Wenn Sie allerdings besonders umweltbewusst vorgehen wollen, können Sie auch die Hebelmechanik von Pappordnern herausreißen und diese im Altpapier entsorgen und die Metallteile im Restmüll.
Schon gewusst…?
Die Deutschen gelten bekannterweise als sehr ordnungsliebend und bürokratisch. Tatsächlich ist der Ordner eine deutsche Erfindung. Der heute gebräuchliche Aktenordner wurde im Jahr 1886 in Bonn erfunden. Passenderweise hat Friedrich Soennecken als Erfinder auch gleich den Locher erfunden.
Während Soennecken auch heute noch eine Qualitäts-Ordnermarke ist, wird in Deutschland oftmals der Firmenname LEITZ als Synonym für die gesamte Artikelgruppe genutzt. In Österreich hingegen ist der Name bene-Ordner geläufiger.