Aktenvernichter Ratgeber
Aktenvernichter – Daten sicher entsorgen
Aktenvernichter gibt es für die unterschiedlichsten Einsatzbereiche.
Bei der Wahl des richtigen Aktenvernichters für Ihren Bürobedarf sollten Sie besonders auf die Schneideart beziehungsweise die Sicherheitsstufe der Datenvernichtung achten. Je nach Schnitt werden die zu vernichtenden Akten, in Papierform, oder auch digitale Speichermedien, wie CDs und DVDs, unterschiedlich stark zerkleinert.
Auf dieser Seite hier möchten wir Ihnen zunächst die einzelnen Eigenschaften von Aktenvernichtern kurz erklären. Weitere Informationen zu den Vorgaben des Datenschutzes zur Aktenvernichtung findet man auf Fachanwalt.de.
Unsere Themen im Überblick
- Aktenvernichter-Infografik – welche Sicherheitsstufe für welches Dokument?
- Belastbarkeit und Auffangvolumen
- Die Datensicherheitsstufe von Aktenvernichtern
- Welcher Aktenvernichter für welches Medium und welchen Bedarf?
Aktenvernichter-Infografik – welche Sicherheitsstufe für welches Dokument?
Jetzt unsere Aktenvernichter-Infografik als PDF herunterladen.
Unser Ratgeber-Video zeigt Ihnen auch noch einmal anschaulich die verschiedenen Eigenschaften der Ratgeber:
Belastbarkeit und Auffangvolumen
Vor dem Kauf eines neuen Aktenvernichters sollten Sie sich überlegen, wie häufig Sie diesen nutzen möchten. Neben der Belastbarkeit und der Anzahl an Blätter welche die verschiedenen Aktenvernichter gleichzeitig entwerten können, unterscheidet sich auch das Auffangvolumen. Dieses wird in Litern angegeben.
Im Katalog zeigt Ihnen ein Symbol die Schneidleistung des entsprechenden Aktenvernichters in Blatt an, gemessen an DIN A4 Papier mit 70 g/qm.
- Wenig Belastung
Diese Shredder eignen sich für die gelegentliche Nutzung von 1 - 2 Personen, z. B. im Büro zu Hause. - Mittlere Belastung
Aktenvernichter mittlerer Belastungsstufe werden für die tägliche Nutzung durch mehrere Personen empfohlen, z. B. für die Nutzung einer Abteilung mit 3 - 5 Personen. - Hohe Belastung
Großraumbüros von etwa 6 - 15 Personen wird für die tägliche Nutzung mit viel Papier ein hoch belastbarer Akten-Shredder empfohlen.
Die Datensicherheitsstufe von Aktenvernichtern
Die Datensicherheit von Aktenvernichtern wird in Deutschland nach sieben Sicherheitsstufen bewertet. Diese sind über die DIN-Norm DIN 66399 definiert, die durch die Zunehmende Relevanz von Datensicherheit und Datenvernichtung seit ein paar Jahren die bisher gültige DIN 32757 ersetzt. Eine höhere Sicherheitsstufe bedeutet dabei eine stärkere Zerkleinerung der Akten und Daten durch den Shredder.
Die Sicherheitsstufen 6 und 7 sind eine ungenormte Ergänzung der Sicherheitsstufen.
Die Sicherheitsstufen unterscheiden sich dabei wie eingangs erwähnt im Schnittverfahren. Definieren Sie daher das Einsatzgebiet Ihres Aktenvernichters und legen Sie fest, welche Sicherheitsstufe Sie erreichen wollen.
Streifenschnitt
Aktenvernichter mit niedrigeren Sicherheitsstufen nutzen den Streifenschnitt. Diese Technik schneidet die Dokumente bzw. Datenträger lediglich der Länge nach in dünne Streifen. Je nach Stufe sind diese zwischen 2 mm und 12 mm breit. Der Streifenschnitt zeichnet sich gegenüber dem Partikelschnitt durch eine stets höhere Schneidleistung der Aktenvernichter aus, bietet jedoch nur eine geringere Datensicherheit.
Partikelschnitt
Der Partikelschnitt oder Kreuzschnitt erzielt eine höhere Sicherheitsstufe des Shredders, da die Dokumente nicht nur längs sondern auch quer geschnitten werden, wodurch keine Streifen, sondern Partikel resultieren. Die Größe dieser Partikel unterscheidet sich ebenfalls je nach Sicherheitsstufe der Aktenvernichter. Beachten Sie bei diesen Modellen allerdings, dass sie regelmäßig geölt werden müssen, um lange zuversichtlich zu arbeiten. Hierfür finden Sie gesondertes Aktenvernichter-Öl. Dem Datenblatt können Sie entnehmen, welches Öl für Ihren Aktenvernichter geeignet ist.
Perforation
Aktenvernichter mit Perforationsschnitt sind für Kartonagen gedacht. Diese werden dabei nicht vollständig in Streifen oder Partikel zerteilt, sondern nur – wie der Name schon sagt – perforiert, d.h. mit Schnitten versehen. So können Sie unhandliche große und nicht mehr benötigte Kartonagen einfach in Verpackungsmaterial verwandeln.
Die Sicherheitsstufen 1-7
Sicherheitsstufe 1
Schnittbreite max. 12 mm, Partikelgröße max. 1000 mm2;.
Geeignet für private, weniger vertrauliche Unterlagen oder allgemeines Schriftgut, das nach Ablauf der
Aufbewahrungsfrist entsorgt werden kann, wie z. B. private Unterlagen oder EC & Kreditkarten.
Sicherheitsstufe 2
Schnittbreite max. 6 mm, Partikelgröße max. 400 mm2;.
Zum Vernichten von internen, weniger vertraulichen und allgemeine Unterlagen und Akten, wie
z. B. EDV-Listen oder Fehlkopien.
Sicherheitsstufe 3
Schnittbreite max. 2 mm oder Partikelgröße 4 x 80 mm (240 mm2).
Aktenvernichter für vertrauliche Dokumente, wie z. B. in Personalabteilungen, Marketing & Vertrieb,
Kanzleien u. v. m.
Sicherheitsstufe 4
Schnittbreite 2 x 15 mm, Partikelgröße max. 20 mm2.
Aktenvernichter für sensibles Schriftgut, wie z. B. in Arbeitsverträgen oder Rechnungen u. v. m.
Sicherheitsstufe 5
Partikelgröße max. 0,8 x 15 mm oder max 12 mm2.
Für die Entsorgung von geheimzuhaltenden Dokumenten, wie z. B. für Ärzte/Kliniken, Geschäftsleitung u. v. m.
Sicherheitsstufe 6
Partikelgröße max. 1 x 10 mm oder 10 mm2.
Diese Aktenvernichter entwerten Datenträger mit maximalen Sicherheitsanforderungen, wie z. B. offizielle
Dokumente von Regierungsstellen, Patente oder Baupläne.
Sicherheitsstufe 7
Partikelgröße max. 1 x 5 mm oder 5 mm2
Geeignet für außergewöhnliche Sicherheitsanforderungen, wie z. B. Unterlagen von Geheimdiensten.
Achtung: Seit Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese regelt, wie personenbezogene Daten entsorgt werden müssen. DSGVO-konforme Aktenvernichtern haben mindestens die Sicherheitsstufe P4.
Die Schutzklassen
Schutzklasse 1
Die Schutzklasse 1 entspricht den Sicherheitsstufen 1-3: normaler Schutzbedarf für interne Daten.
Schutzklasse 2
Die Schutzklasse 2 entspricht den Sicherheitsstufen 3-5: hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten.
Schutzklasse 3
Die Schutzklasse 3 entspricht den Sicherheitsstufen 4-7: sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten.
Welcher Aktenvernichter für welches Medium und welchen Bedarf?
Shredder, die im Katalog mit diesem Zeichen einer CD ausgewiesen sind, vernichten
auch CDs bzw. DVDs.
Das Zeichen einer Kreditkarte weist Aktenvernichter aus, die neben Papier-Dokumenten
auch Kreditkarten zerkleinern können.
Aktenvernichter mit einem kombinierten Symbol vernichten sowohl digitale Speichermedien
wie CDs und DVDs als auch Kreditkarten – und natürlich Papier.